Organisaties over de hele wereld hebben sinds het begin van de COVID-19 pandemie in korte tijd moeten wennen aan nieuwe manieren van werken. Bij supermarkten en bezorgdiensten groeide de vraag plotseling zo snel dat ze niet wisten niet hoe snel ze nieuwe medewerkers moesten aannemen. Voor bedrijven in andere sectoren, zoals de horeca en de reisbranche, zagen de zaken er veel minder rooskleurig uit. De economische gevolgen van de pandemie leidden daar tot stijging van de werkeloosheid en de herstructurering van het personeelsbestand. Sommige organisaties moesten zelfs medewerkers ontslaan, terwijl andere, zoals PayPal, beloofden in de eerste maanden van de pandemie hun mensen aan het werk te houden. Het gevolg daarvan was dat er veel vaker gebruik werd gemaakt van snelle interne herplaatsing; de verschuiving van een groep medewerkers van de ene functie naar de andere om tegemoet te komen aan snel veranderende omstandigheden.
onbenutte competenties inzetten door snelle herplaatsing
In deze nieuwe fase van pandemie gerelateerde veranderingen realiseren organisaties zich door de inzet van interne herplaatsing, dat ze over talent met onbenutte competenties beschikken. Veel organisaties willen beter inzicht in deze competenties krijgen, zodat ze deze kunnen inzetten als de omstandigheden weer veranderen. HR en leidinggevenden vragen zich af: Wat als we nu vastleggen wat we hebben geleerd? Wat als we de ontdekking van deze verborgen competenties en talenten meer zouden kunnen systematiseren en minder aan het toeval overlaten? Wat als meer medewerkers hun hele competentiepakket zouden kunnen ontdekken en gebruiken op het werk?
Wat betreft het vastleggen van de competenties van medewerkers, is er een belangrijke factor die organisaties helpt hun mensen beter te leren kennen: aandacht voor zichtbaarheid. Wanneer medewerkers met nieuwe teams werken, permanent of op projectbasis, beginnen ze als het ware helemaal opnieuw en moeten ze zichzelf en wat ze doen opnieuw ontdekken. Als medewerkers niet meer worden beperkt door vastomlijnde taakomschrijvingen, met name als ze in een projectteam werken, kunnen ze excelleren door hun volledige capaciteiten te benutten en opnieuw te bepalen wie ze zijn en wat ze kunnen bereiken.
Mogelijkheden om zich intern te profileren zijn er soms via formele stretch-opdrachten of projectteams. Vaker zijn er meer informele kansen als medewerkers hun interne netwerk inzetten om uit te vinden hoe ze slimmer en sneller kunnen werken. Een bedrijf dat wij kennen, moest binnen een week een nieuwe, 50 pagina's tellende handleiding voor veiligheidsrichtlijnen publiceren en onder hun buitendienst team verspreiden. Ze brachten een team van eigen projectmanagers, schrijvers en medewerkers met ervaring met grafische vormgeving bij elkaar om dit project van de grond te krijgen. Geen van deze medewerkers was werkzaam voor de afdeling Communicatie. Ze kregen de opdracht voor elkaar door op een slimme manier gebruik te maken van hun interne netwerk, een slim idee dat uit pure nood was geboren.
Ons advies? Help medewerkers een intern netwerk op te bouwen, te borgen en in te zetten.
intern netwerk, vroeger en nu
Het vormen van een sterk intern netwerk is een kunst die in de loop van de jaren is geëvolueerd. Michael Watkins, auteur van de onmisbare onboarding-gids ’The First 90 Days,’ heeft de term ‘inboarding’ bedacht voor de ondersteuning die organisaties geven aan mensen die intern worden overgeplaatst. In een artikel uit 2016 in Harvard Business Review beschrijft hij hoe de meeste organisaties aandacht besteden aan het inwerken van nieuwkomers van buiten, maar als het gaat om intern overgeplaatste medewerkers de tactiek ‘zonder zwemvest in het diepe gooien’ hanteren. Hij stelt voor het risico op falen van deze interne overplaatsingen te verkleinen door deze medewerkers bij de overstap ondersteuning te bieden, onder meer met het omgaan met interne politiek en conflictsituaties.
In een eerdere blogpost hebben we beschreven hoe interne netwerken bedrijven kunnen helpen meer samenwerking tussen verschillende teams te bevorderen, wat leidt tot betere ideeën en innovatie. Toen deze behoefte aan innovatie in een stroomversnelling raakte door COVID-19, ging het bij intern netwerken veel minder over de zoektocht naar promoties maar veel meer over het vinden van nieuwe werkmethoden. In dit proces hebben veel bedrijven hun regels en standaardprocessen overboord gegooid en zich voor korte tijd achter een gemeenschappelijke missie geschaard. Dit had tot gevolg dat er uit noodzaak veel interne netwerken en connecties ontstonden. Voor veel organisaties zijn deze waardevol gebleken, bijvoorbeeld om in stressvolle omstandigheden onder hoge druk te werken. Maar ook om nieuwe leertrajecten voor medewerkers mogelijk te maken, zodat zij zich binnen het bedrijf kunnen bij- en omscholen. Om medewerkers snel van de ene naar de andere functie te kunnen overplaatsen, moesten bedrijven ze in hoog tempo omscholen.
gerelateerde content: 5 mythen over bij- en omscholing.
het belang van intern netwerken voor bij- en omscholing
In het onderwijs- en ontwikkelingsveld wordt vaak het onderzoek van het Center for Creative Leadership geciteerd over het 70/20/10-model, waarin wordt gezegd dat het leerproces vooral plaatsvindt ‘via uitdagende ervaringen en opdrachten.’ Door de COVID-19-pandemie hebben veel mensen verantwoordelijkheden op zich genomen die buiten hun functieomschrijving vallen. Dit heeft geleid tot een exponentiële toename van leeractiviteiten in organisaties. En leren is, in welke vorm dan ook, belangrijker dan ooit. Verwacht wordt dat de komende tien jaar eenderde van de banen verloren gaat door automatisering. Elke kans die medewerkers kunnen aangrijpen voor om- en bijscholing naast de gebruikelijke werkzaamheden om het bedrijf te helpen groeien, is zeer waardevol.
Met sterke interne netwerken kan ook het verloop van medewerkers worden beperkt en kunnen mensen bij de organisatie betrokken blijven. Uit een onderzoek van Personnel Psychology bleek dat personen met een sterk intern (in tegenstelling tot een extern) netwerk meer kans hebben om over twee jaar nog dezelfde werkgever te hebben. Het tegengestelde bleek ook waar: mensen met een sterker extern netwerk hadden grotere kans om te vertrekken. Sinds dat onderzoek is er veel veranderd en behoud van medewerkers heeft misschien op dit moment niet de hoogste prioriteit bij organisaties die drastische veranderingen doormaken. Veel organisaties lopen echter nog steeds grote risico's op verlies van medewerkers in belangrijke functies en met veelgevraagde competenties. Het in stand houden van het interne netwerk van de medewerkers is de sleutel tot het bereiken van de nieuwe bedrijfsdoelstellingen die uit COVID-19 voortvloeien.
Tot slot kan intern netwerken verbinding creëren wanneer veel thuiswerkende medewerkers zich niet meer verbonden voelen met de organisatie en met elkaar. Virtuele borrels en yogalessen met het team hebben er weliswaar toe bijgedragen dat mensen zich met elkaar verbonden voelden, maar het vormen van nieuwe netwerkcontacten binnen een organisatie helpt duurzame connecties creëren. Medewerkers met een hecht netwerk zullen zich niet alleen verbonden voelen met de organisatie, maar ook het gevoel hebben dat ze op de hoogte zijn wanneer nieuwe informatie van belang is.
nieuwe interne netwerken ondersteunen
Als jouw organisatie deze interne netwerken nuttig vindt, kun je een paar simpele dingen doen om de vorming van meer van dit soort interne netwerken aan te moedigen.
Denk in de eerste plaats aan plezier maken en aan het gebruik van tools voor virtuele teambuilding. Airbnb heeft een virtueel platform opgezet waarin mensen uit verschillende onderdelen van de organisatie met elkaar kunnen communiceren terwijl ze kennis opdoen over een nieuw onderwerp. Er kunnen team speurtochten worden gedaan met behulp van tools voor virtuele contacten en breakout-ruimten. Er zijn online genoeg ideeën te vinden; zoek maar eens op 'virtuele speurtocht' of 'virtual scavenger hunt'. Het is misschien verleidelijk om in deze virtuele games bestaande teams tegen elkaar te laten spelen, maar probeer teams te vormen die functie overstijgend zijn. Zo worden medewerkers geholpen om hun relaties en intern netwerken uit te breiden.
Je kunt ook overwegen medewerkers te laten zien hoe netwerken in zijn werk gaat. Introverte mensen hebben mogelijk meer uitleg en begeleiding nodig om te weten hoe ze precies moeten netwerken of contact moeten maken met collega's. Om medewerkers te helpen die niet zo gemakkelijk kunnen netwerken, kun je bijvoorbeeld denken aan het verstrekken van sjablonen voor e-mails die bij het eerste contact kunnen worden gebruikt of voorbeeld agenda's voor virtuele ontmoetingen.
Denk tot slot aan de inzet van technologie om krachtige interne netwerken mogelijk te maken. Deze technologie moet beschikbaar zijn voor alle medewerkers, van elk niveau en op elke locatie, om de contacten tussen alle geledingen in jouw organisatie voor iedereen mogelijk te maken. Randstad RiseSmart heeft door de COVID-19 pandemie en de behoeften aan contact in verband met thuiswerken een intern sociaal netwerk ontwikkeld om medewerkers potentiële connecties te presenteren op basis van hun functie en competenties. Met dit soort tools kunnen medewerkers nieuwe lijnen ontdekken naar mensen die hen kunnen helpen bij hun interne loopbaanwensen. Of die ze de organisatie vanuit een ander perspectief kunnen laten zien. Door deze netwerkcontacten te structureren en te werken met een agenda, kunnen zij ook in de volle agenda van medewerkers plaatsvinden.
Jouw medewerkers kunnen zich verbonden voelen als ze nu nieuwe mogelijkheden vinden om te netwerken en samen te werken. Ze krijgen daarnaast zicht op terreinen buiten hun functieomschrijving waar ze een meerwaarde kunnen hebben en waarbij ze geholpen kunnen worden met om- en bijscholing. Door deze onderlinge verbanden binnen de organisatie mogelijk te maken, stimuleer je nieuwe ideeën en innovatie. Gezien de huidige onzekerheid in het bedrijfsleven, zal innovatie een bepalende factor zijn voor het succes op lange termijn van jouw organisatie.
neem contact op met een expert.
ontdek wat RiseSmart kan betekenen voor jouw organisatie en jouw werknemers.