Medewerkers ontslaan is voor niemand een pretje. Het zorgt voor onrust en kan een lange nasleep met zich meebrengen. Omdat het iets is wat niet dagelijks gebeurt in je organisatie, zijn de meeste werkgevers niet goed voorbereid op hoe ze dit moeten aanpakken. We nemen je daarom mee in een stappenplan hoe je ontslagen communiceert en daarmee een positieve werkomgeving behoud, voor zowel je ontslagen als blijvende medewerkers.
Allereerst moet je begrijpen waarom een goed communicatieplan voor ontslagen zo belangrijk is. Het gaat niet alleen om de medewerkers die je moet laten gaan, maar ook om degenen die blijven. Als je ontslagen slecht aanpakt, verlies je het vertrouwen van je overgebleven medewerkers. Ze zullen zich onzeker voelen over hun baan en daardoor minder productief zijn.
Tijdens een personeelsinkrimping verkeert je organisatie vaak in een crisismodus en kan effectieve communicatie lastig zijn vanwege de urgentie. Het kan verleidelijk zijn om snel presentaties in elkaar te flansen in plaats van zorgvuldige planning. Maar zonder een duidelijk plan om de inkrimping aan je medewerkers te communiceren, zullen er meer vragen ontstaan, wat leidt tot verwarring in plaats van duidelijkheid. Dus, als werkgever, is het van cruciaal belang om een goed communicatieplan te hebben voor zowel de vertrekkende als de overgebleven medewerkers.
Laten we eens kijken naar de stappen voor het opzetten van een communicatieplan voor ontslagen:
stap 1: betrek de juiste mensen
Identificeer eerst de teams die verantwoordelijk zijn voor het creëren, beoordelen en leveren van de communicatie. Dit omvat meestal het hoger management, HR, juridische zaken en interne communicatie- en sociale teams.
stap 2: ontwikkel je boodschap
In plaats van een informele aanpak die kan leiden tot inconsistente boodschappen, neem de tijd om te plannen. Een goede communicatiestrategie zorgt ervoor dat er geen stappen worden overgeslagen en dat je geruchten voorkomt. Zorg voor de belangrijkste boodschappen, tactieken en een tijdlijn.
stap 3: bereid leidinggevenden en managers voor
Voorbereiding is essentieel om ervoor te zorgen dat leidinggevenden en managers hun communicatieve rol kunnen vervullen. Train ze in de belangrijkste boodschappen en hoe ze vragen van medewerkers kunnen beantwoorden. Zorg ervoor dat ze op de hoogte zijn van de vertrekregelingen en de ondersteuning die aan je medewerkers wordt geboden.
stap 4: breng medewerkers op de hoogte
De timing van de melding aan de getroffen medewerkers beïnvloedt de effectiviteit van je communicatieplan. Dit is afhankelijk van het aantal medewerkers dat wordt beïnvloed. Als het om een grootschalige ontslagronde gaat, is het meestal het beste om eerst alle medewerkers op de hoogte te brengen. Maar als het om een kleine groep gaat, kun je ze individueel op de hoogte stellen voordat je de rest van het personeel informeert.
stap 5: gebruik het juiste communicatiemiddel
Het is altijd het beste om de meldingen persoonlijk te doen in plaats van via tekst of e-mail. Als een persoonlijke ontmoeting met alle getroffenen niet mogelijk is, gebruik dan live videobellen. Meldingen moeten nooit eenrichtingsverkeer zijn zonder de mogelijkheid tot interactie.
stap 6: verhoog de communicatie met de overgebleven medewerkers
De meeste managers beschouwen de communicatie als afgerond wanneer iedereen is ingelicht, maar er is nog werk te doen. Ontslagen zijn verstorend en de overgebleven medewerkers zullen zich zorgen maken over hun baan. Daarom moet je hun vertrouwen in het bedrijf herstellen door ze te betrekken in discussies over de toekomst. Zorg ervoor dat je de zorgen van je medewerkers serieus neemt en biedt individuele begeleiding en bijeenkomsten aan om hen te helpen omgaan met angst en stress.
Het communiceren van ontslagen blijft een uitdaging, maar je kunt de negatieve gevolgen wel beperken. Als je de ontslagen met zorgvuldigheid en gevoeligheid uitvoert, is de kans groot dat je organisatie snel herstelt en een goede reputatie behoudt bij de overgebleven medewerkers en toekomstige sollicitanten, zelfs bij degenen die zijn vertrokken. Onthoud dat transparantie en zorg voor je medewerkers de sleutel zijn tot succesvolle communicatie bij ontslagen.
Download ons e-book 'hoe begeleid je je medewerkers tijdens een reorganisatie' voor praktische tips om de impact van de reorganisatie te minimaliseren op je eigen medewerkers, je employer brand en daarmee op de resultaten van je organisatie.
neem contact op met een expert.
ontdek wat RiseSmart kan betekenen voor jouw organisatie en jouw werknemers.